当日までの工程見本
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| 二次会の幹事に決定してから、結婚式当日のパーティー開場前までの流れは、以下の通りです。 |
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3か月前までに
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| 幹事をお願いする |
| 信頼できる方に早めにお願いしましょう。親しき仲にも、こうした時こそ礼儀あり。主役となる二人から直接お願いに伺うのがベストです。 |
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| ゲストのリストアップ |
| 春や秋など結婚式のシーズンは、ブッキング次第で来ることのできないゲストも多くなるもの。会場の決定にも必要となるので、早めに人数イメージを設定しましょう。 |
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| 会場の下見＆決定 |
| 人数や予算、照明やスクリーンなど使いたい設備によって調査をかけましょう。テーブルのタイプや雰囲気など、直接訪問してゲストの雰囲気にあうか確認してまわります。 |
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| 予算の決定 |
| 会場の見積りや景品・備品など必要なものをリストアップし、だいたいの予算を決定します。 |
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1か月前までに
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| 招待状を送る |
| 往復はがきにしても携帯メールにしても、何人かの代表者にとりまとめをあらかじめ分担しておくと意外と慌てずに済みます。 |
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| 出欠の確認 |
| 使えるお金の総額を把握することは主催者としてとても重要。無理なく安心のプランニングの為にも人数の把握は必須です。 |
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| プログラムや演出の決定 |
| 余興やスピーチ、挨拶の依頼は早めにしましょう。直前ではどんなに親しい間柄でも、いい気分にはなりにくいものです。 |
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2週間前までに
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| 進行表の確定 |
| セレヴィでは進行表も自動で作成する機能が付いてきます。それぞれの進行内容を詰めておかないとどうしても当日時間が足りなくなってしまいがち。余裕のあるスケジュール組みをこころがけます。 |
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| BGMの決定 |
| パソコンで無料でなんとかなるだろう、レンタルすればいい、と軽く考えていると失敗を招きます。主役とのやりとりも必要になるものですから、早めに準備をしましょう。 |
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| 協力者への役割確認 |
| 管理側のメンバーの当日の役割も確認しておきます。「誰かがやるだろう」という項目がないよう、細かい点まで確認しておきましょう。 |
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1週間前までに
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| 景品など備品の準備 |
| 余興の賞品や受付ツールなどの購入リストを作成します。領収書を保管しておき、幹事グループでも使用予算を共有しましょう。 |
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| 会場に人数の確定報告 |
| 本番の3〜4日前には、会場に人数の最終報告をします。DVDやCDなどのデータ素材を持ち込む際には、会場設備できちんと流れるか確認しておきましょう。 |
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当日
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| 幹事とお店の挨拶 |
| 会場スタッフとのやりとりがかなり発生します。トラブル防止とスムーズな進行のために、幹事グループの顔はお店の方に覚えてもらいましょう。 |
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| 受付管理の役割分担 |
| みんなの笑顔を迎える日に管理的・金銭的なトラブルは極力避けたいもの。混乱防止のため、「会費を集める人」「名簿をチェックする人」「席に案内する人」などの役割分担を。 |
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| いよいよ本番！ |
| これまでの長い苦労が報われる時、「時間が足りない」音が出ないなどのトラブルは起こりうるものと思って、いつでも冷静な対応ができるようゆとりをもった気持ちで！ |
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